Prüfung der WEG-Jahresabrechnung und Belegeinsicht: Was Wohnungseigentümer und WEG-Verwalter wissen müssen

Wer darf eine Belegprüfung vornehmen?

Die Prüfung der der Abrechnung zugrunde liegenden Belege liegt grundsätzlich im Aufgabenbereich des Verwaltungsbeirats. Nach § 29 Abs. 2 S. 2 WEG soll der Verwaltungsbeirat die Belegprüfung vornehmen, bevor die Wohnungseigentümerversammlung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließt.

Neben dem Verwaltungsbeirat kann jedoch jeder einzelne Wohnungseigentümer aufgrund seines Einsichtsrechts nach § 18 Abs. 4 WEG eigenständig eine Belegprüfung durchführen.

Der BGH (Urteil vom 11.02.2011 (V ZR 66/10) stellt klar:

„Als Wohnungseigentümer hat der Kläger nach §§ 675, 666 BGB i.V.m. dem Verwaltervertrag einen Anspruch gegen die Beklagte auf Gewährung von Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen. […] Da die Einsichtnahme auch der Überprüfung der Verwaltertätigkeit dient, besteht das Einsichtsrecht nach der bestandskräftigen Genehmigung der Abrechnung und nach der Entlastung des Verwalters fort. Es unterliegt keinen weiteren Voraussetzungen wie z.B. einem besonderen rechtlichen Interesse des Wohnungseigentümers oder einer Ermächtigung durch die übrigen Wohnungseigentümer. Nur das Verbot des Rechtsmissbrauchs (§ 242 BGB) und das Schikaneverbot (§ 226 BGB) begrenzen das Einsichtsrecht.“

Welche Belege können im Rahmen einer Belegprüfung verlangt werden?

Die Belegprüfung umfasst die Kontrolle der Geschäftsvorgänge der Wohnungseigentümergemeinschaft im Abrechnungsjahr. Hierbei geht es hauptsächlich darum, die rechnerische Richtigkeit des Zahlenwerks zu überprüfen, also sicherzustellen, dass die Zahlen in der Abrechnung mit den zugrunde liegenden Belegen übereinstimmen.

Zu prüfende Unterlagen:

1. Gesamtabrechnung und zugehörige Belege: Dazu gehören Kontoauszüge, Rechnungen und Quittungen, die die Gesamtabrechnung stützen.
2. Einzeljahresabrechnungen und Heizkostenabrechnungen: Diese Unterlagen sind ebenfalls zu prüfen, insbesondere wenn Unstimmigkeiten in der Abrechnung festgestellt werden.
3. Buchhaltungsunterlagen des Verwalters: Bei Bedarf können auch diese Unterlagen Gegenstand der Prüfung sein, um die Richtigkeit der Abrechnung zu verifizieren.

Wo findet die Belegprüfung statt?

Der Ort der Belegprüfung richtet sich grundsätzlich nach dem Sitz des Verwalters und den dort vorgehaltenen Unterlagen gemäß § 269 Abs. 1, 2 BGB. Es ist umstritten, ob der Verwalter die Belege auch am Ort der Eigentümerversammlung zur Einsichtnahme und Prüfung bereitstellen muss. In der Praxis ist es jedoch kaum möglich, eine umfassende Belegprüfung unmittelbar vor oder während einer Eigentümerversammlung durchzuführen, da dies den Rahmen sprengen und unzumutbar sein könnte.

Das Einsichtsrecht eines jeden Eigentümers in die Abrechnungsunterlagen besteht unabhängig von einer vorherigen Beschlussfassung der Gemeinschaft und ergibt sich aus §§ 675, 666 BGB. Die Unterlagen sind grundsätzlich am Ort der Verwaltung einzusehen .

Muss der WEG-Verwalter Belegkopien zur Verfügung stellen?

Neben dem Einsichtsrecht in die Originalbelege stellt sich die Frage, ob der Verwalter auf Verlangen Kopien der Belege anfertigen und den Eigentümern zusenden muss. Eine solche Verpflichtung lässt sich dem Wohnungseigentumsgesetz nicht direkt entnehmen. Allerdings könnte der Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) in bestimmten Fällen als Anspruchsgrundlage herangezogen werden, insbesondere wenn der Eigentümer z.B. gegenüber einem Mieter eine Verpflichtung zum Belegversand hat .

Zwar kann sich eine solche Pflicht aus dem Einsichtnahmerecht des Wohnungseigentümers ergeben (OLG München, NZM 2006, 512), aber nur dann, wenn Treu und Glauben es gebieten (Jennnißen in Jennißen, aaO, § 28 Rn. 174). Ob das der Fall ist, beurteilt sich aus der Sicht des Wohnungseigentümers.

BGH, Urteil vom 11.02.2011 - V ZR 66/10

Der Verwalter kann aber die Fertigung von Belegkopien ablehnen, wenn dies für ihn einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeutet. Auch für den Wohnungseigentümer kann es unzumutbar sein, sich die Belege zusenden zu lassen, insbesondere wenn dies einen erheblichen Umfang an Kopien erfordert. Daher kann der Verwalter verlangen, dass der Eigentümer die zu kopierenden Belege genau bezeichnet.

Jeder Miteigentümer hat einen, nicht vor einer vorherigen Beschlussfassung der Gemeinschaft abhängigen, individuellen Anspruch darauf, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen (vgl. OLG München ZMR 2006,881) Dieser Anspruch ergibt sich §§ 675, 666 BGB. Die Unterlagen sind grundsätzlich am Ort der Verwaltung einzusehen. Im Rahmen der Einsichtnahme hat der Wohnungseigentümer grundsätzlich gegen Kostenerstattung einen Anspruch auf Fertigung von Kopien, da es ihm in aller Regel nicht zugemutet werden kann, handschriftliche Aufzeichnungen zu fertigen (vgl. OLG München NZM 2006,512).
Ein Anspruch des Klägers auf Zusendung von Kopien der gewünschten Unterlagen - gegen Kos-tenerstattung - gegen die Beklagte besteht hingegen nicht.

LG Köln, Urteil vom 18.02.2010 - 29 S 140/09

Fazit

Die Belegprüfung ist eine wichtige Kontrollfunktion innerhalb der WEG. Sowohl der Verwaltungsbeirat als auch die einzelnen Wohnungseigentümer haben das Recht, die Belege zu prüfen. Die Beauftragung eines Dritten mit der Belegprüfung ist ebenfalls möglich, bringt jedoch einige Einschränkungen mit sich. Es ist wichtig, diese Rechte und Pflichten zu kennen, um eine transparente und ordnungsgemäße Verwaltung der WEG zu gewährleisten.

In der Regel sind Belege am Ort der WEG-Verwaltung einzusehen. Ein Anspruch auf Versendung von Belegkopien gibt es nur in Ausnahmefällen.